HGK-Digitale Lösungen

Die HGK bietet verschiedene digitale Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von Hotels, Restaurants, Gastronomiebetrieben und Cateringunternehmen zugeschnitten sind. Dazu gehören:

• HGK-BackOffice: Für die digitale Verarbeitung, Prüfung und Verwaltung von Eingangsrechnungen.
• HGK-E-Rechnung: Für den digitalen Empfang und Versand von E-Rechnungen.
• HGK-ChefsCockpit: Für die betriebswirtschaftliche Auswertung und Steuerung anhand wichtiger Kennzahlen.
• HGK-AllOrder: Für die digitale Bestellung bei Lieferanten über eine zentrale Plattform.
• HGK-AllOrder Pro: Für erweiterte Bestell- und Controllinganforderungen.
• HGK-Online-Website: Für die Erstellung und Pflege einer professionellen Unternehmenswebsite.

Die digitalen Lösungen helfen dabei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Zeit und Kosten zu sparen und die Wirtschaftlichkeit des Betriebs zu verbessern.

Ja. Die HGK begleitet Hotel-, Gastronomie- und Cateringbetriebe bei der Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe. Dabei steht nicht nur die Bereitstellung digitaler Software im Vordergrund, sondern auch die persönliche Beratung und Unterstützung bei der Einführung.

Gemeinsam mit dem HGK-Team werden passende Lösungen ausgewählt, eingerichtet und auf die individuellen Anforderungen des Betriebs abgestimmt. Auch nach der Einführung steht der HGK-Kümmererservice bei Fragen und technischen Anliegen zur Verfügung.

So gelingt der Wechsel von papierbasierten und manuellen Prozessen zu digitalen, effizienteren Arbeitsabläufen.

HGK-BackOffice ist ein webbasiertes Rechnungsmanagementsystem für Hotels, Gastronomiebetriebe und Cateringunternehmen. Es digitalisiert und zentralisiert die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und ersetzt viele zeitaufwendige manuelle Arbeitsschritte.

Alle Lieferanten können ihre Rechnungen an einen zentralen Posteingang der HGK senden. Dort werden die Belege geprüft, digitalisiert und artikelgenau erfasst. Anschließend können Unternehmen ihre Rechnungen online bearbeiten, kontrollieren, freigeben und bezahlen.

HGK-BackOffice sorgt damit für mehr Übersicht, weniger Papieraufwand und eine effizientere Rechnungsverarbeitung.

HGK-BackOffice bietet zahlreiche Vorteile für den kaufmännischen Alltag:

• Zeitersparnis: Weniger manuelle Arbeitsschritte bei der Rechnungsbearbeitung.
• Kostenkontrolle: Artikelgenaue Auswertungen und transparente Preishistorien helfen, Preisveränderungen zu erkennen.
• Weniger Papier: Digitale Rechnungsverarbeitung und ein übersichtliches Rechnungsarchiv.
• Mehr Transparenz: Rechnungen, Bestellungen und Preise sind zentral einsehbar.
• Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeitende können entsprechend ihrer Aufgaben und Berechtigungen eingebunden werden.
• Vereinfachte Buchhaltung: Buchungsdaten können an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

So gewinnen Betriebe mehr Zeit für ihr Kerngeschäft und erhalten gleichzeitig eine bessere Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen.

Ja. HGK-BackOffice lässt sich über standardisierte Schnittstellen mit bestehenden Systemen, insbesondere der Finanzbuchhaltung, verbinden. Bei besonderen Anforderungen können auch individuelle Schnittstellenlösungen durch entsprechende Programmierungen umgesetzt werden.

Dadurch können vorhandene Arbeitsabläufe weitgehend erhalten und sinnvoll digital erweitert werden.

Der Schutz deiner Daten ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Lösungen der HGK. Bei HGK-BackOffice werden individuelle Benutzerrechte vergeben, sodass Mitarbeitende nur auf die für sie freigegebenen Informationen und Funktionen zugreifen können.

Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb des Systems. Für konkrete Fragen zu Datenschutz, Berechtigungen und technischen Sicherheitsmaßnahmen steht dir das HGK-Team gerne zur Verfügung.

Eine umfangreiche technische Schulung ist für die Nutzung von HGK-BackOffice nicht grundsätzlich erforderlich. Das System ist webbasiert und kann über einen Internetbrowser genutzt werden. Die HGK unterstützt dich bei der Einrichtung und Einführung und hilft dir, die Funktionen kennenzulernen.

Bei Fragen steht dir außerdem der persönliche HGK-Kümmererservice zur Verfügung.

Mit HGK-BackOffice kannst du einen Großteil deiner bisherigen papierbasierten Rechnungsprozesse digitalisieren. Eingangsrechnungen werden zentral erfasst, digital bereitgestellt und können direkt im System geprüft, freigegeben und bearbeitet werden.

Auch handschriftliche Rechnungen können digitalisiert und artikelgenau ausgewertet werden. Dadurch lassen sich Papierberge, manuelle Ablage und viele interne Abstimmungsprozesse deutlich reduzieren.

Ob sämtliche Papierprozesse vollständig entfallen können, hängt von deinen individuellen betrieblichen Abläufen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ab.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat vorliegen. Sie kann dadurch nicht nur digital übermittelt, sondern auch automatisiert von entsprechenden Softwaresystemen verarbeitet werden.

Eine einfache PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definition. Zu den gängigen strukturierten Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich.

Mit der HGK-E-Rechnungsplattform eRech unterstützt die HGK Unternehmen bei der Umstellung auf den digitalen Rechnungsaustausch. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht den zentralen Empfang und Versand elektronischer Rechnungen.

Die HGK begleitet dich mit einem strukturierten Onboarding und persönlicher Unterstützung durch den HGK-Kümmererservice. Dadurch wird die Einführung erleichtert und der Aufwand für Ihr Unternehmen reduziert.

Besonders praktisch: Alle über die HGK zentralregulierten Eingangsrechnungen können über die Plattform kostenfrei verarbeitet werden.

Die HGK-E-Rechnungsplattform unterstützt die gängigen Rechnungsformate:

• XRechnung: Ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Rechnungsformat, das ein PDF-Dokument mit strukturierten XML-Rechnungsdaten kombiniert.
• PDF: Kann ebenfalls verarbeitet werden, gilt allein jedoch nicht als strukturierte E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Definition.

Die Plattform orientiert sich am europäischen Standard EN 16931 und unterstützt damit die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch.

Ja. Mit der HGK-E-Rechnungsplattform kannst du sowohl elektronische Eingangsrechnungen empfangen als auch Ausgangsrechnungen digital versenden.

Dadurch lässt sich der Rechnungsaustausch mit Lieferanten und Geschäftspartnern zentral organisieren. Die digitale Verarbeitung reduziert manuelle Arbeitsschritte und unterstützt effizientere Abläufe im Rechnungswesen.

Ja. Die HGK-E-Rechnungsplattform ist auf die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen ausgerichtet und entspricht dem europäischen Standard EN 16931.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich inländische B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt eine verlängerte Übergangsregelung bis Ende 2027.
• Ab 2028 gelten die neuen Anforderungen grundsätzlich für alle Unternehmen.

Mit der HGK-E-Rechnungsplattform kannst du sdch frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen und deine Rechnungsprozesse zukunftssicher gestalten.

Nein. Die HGK-E-Rechnungsplattform ist bewusst einfach und anwenderfreundlich gestaltet. Du benötigst keine besonderen IT-Kenntnisse, um Rechnungen digital zu empfangen oder zu versenden.

Das HGK-Team unterstützt dich beim Onboarding und begleitet dich bei der Einführung. Bei Fragen steht dir zusätzlich der persönliche HGK-Kümmererservice zur Seite.

Die Dauer der Einführung hängt von den individuellen Anforderungen deines Unternehmens und den bestehenden Rechnungsprozessen ab. Die HGK unterstützt dich mit einem strukturierten Onboarding und begleitet die notwendigen Einrichtungsschritte.

Da die Lösung cloudbasiert ist, sind keine aufwendigen lokalen Softwareinstallationen erforderlich. Einen konkreten Zeitrahmen stimmt das HGK-Team gemeinsam mit dir ab.

Die HGK-E-Rechnungsplattform digitalisiert den Empfang und Versand von Rechnungen und kann viele bisher papierbasierte oder manuelle Prozesse ersetzen.

Wie weit die Automatisierung reicht, hängt von deinen bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen ab. Die Plattform lässt sich in vorhandene Prozesse integrieren und unterstützt damit den schrittweisen Übergang zu einer digitalen Rechnungsverarbeitung.

Wichtig ist: Auch bei digitalen Rechnungen müssen Unternehmen weiterhin die geltenden steuerlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten beachten.

HGK-ChefsCockpit ist eine Business-Intelligence-Lösung für Hotels und Gastronomiebetriebe. Das digitale Dashboard bündelt wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und stellt sie übersichtlich dar.

Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskräfte erhalten damit einen zentralen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung ihres Betriebs. Die Daten können von überall abgerufen und für fundierte unternehmerische Entscheidungen genutzt werden.

HGK-ChefsCockpit unterstützt dich dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, Kosten transparent zu machen und deinen Betrieb gezielt zu steuern.

HGK-ChefsCockpit bündelt betriebswirtschaftliche Informationen aus verschiedenen Systemen und Unternehmensbereichen.

Dazu gehören unter anderem:

• Umsätze und betriebliche Kennzahlen
• Wareneinsatz und Kostenentwicklungen
• Personal- und Lohnkosten
• Produktivität und Auslastung
• Arbeitszeiten und Zeiterfassung
• Budgetauswertungen und Profitabilität
• Yield- und Preismanagement

Welche Kennzahlen konkret dargestellt werden, richtet sich nach den individuellen Anforderungen deines Unternehmens und den verfügbaren Datenquellen.

Mit HGK-ChefsCockpit erhältst du einen zentralen Überblick über die wichtigsten wirtschaftlichen Kennzahlen Ihres Betriebs.

Die wesentlichen Vorteile sind:

• Mehr Transparenz: Alle wichtigen Kennzahlen werden übersichtlich in einem Dashboard dargestellt.
• Bessere Entscheidungen: Sie können Entwicklungen anhand aussagekräftiger Daten beurteilen.
• Effizienteres Controlling: Automatisierte Auswertungen reduzieren den manuellen Aufwand.
• Gezielte Kostenkontrolle: Kostenentwicklungen und Abweichungen werden leichter erkennbar.
• Individuelle Auswertungen: Sie bestimmen, welche Kennzahlen für Ihren Betrieb relevant sind.
• Flexible Nutzung: Das Dashboard ist jederzeit und von überall abrufbar.

So wird aus einer Vielzahl einzelner Datenquellen eine verständliche Grundlage für deine Unternehmenssteuerung.

Ja. HGK-ChefsCockpit kann Kennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und verfügbaren Datenquellen zusammenführen. Bei entsprechend aufbereiteten Daten lassen sich auch mehrere Betriebsstätten und Standorte gegenüberstellen.

Das ist besonders interessant für Hotelgruppen, Gastronomieunternehmen mit mehreren Filialen und Betriebe mit unterschiedlichen Abteilungen. So können Sie beispielsweise Umsatzentwicklungen, Kostenstrukturen und Produktivität vergleichen und Optimierungspotenziale erkennen.

Welche Vergleichsmöglichkeiten umgesetzt werden können, wird individuell mit dem HGK-Team abgestimmt.

Ja. HGK-ChefsCockpit unterstützt dich dabei, Kostenentwicklungen transparent zu machen und deine betriebswirtschaftliche Planung zu verbessern.

Durch die übersichtliche Darstellung von Umsätzen, Wareneinsatz, Personalkosten und weiteren Kennzahlen erkennst du schneller, wo Kosten entstehen und wo Abweichungen auftreten.

Zusätzlich ermöglichen Budgetauswertungen, Produktivitätsanalysen und individuelle Reports eine fundierte Planung. So kannst du frühzeitig auf Veränderungen reagieren und wirtschaftliche Entscheidungen auf einer verlässlichen Datenbasis treffen.

Der Einstieg erfolgt gemeinsam mit dem Team der HGK Digitalen Lösungen.

Zu Beginn werden die vorhandenen Datenquellen und Systeme deines Unternehmens geprüft. Anschließend legst du gemeinsam fest, welche Kennzahlen für Ihre Unternehmenssteuerung wichtig sind.

Auf dieser Grundlage wird ein individuelles Dashboard mit passenden Übersichten und Detailanalysen erstellt. Auch die Zugriffsrechte für unterschiedliche Mitarbeitende und Führungskräfte werden individuell eingerichtet.

Eine separate umfangreiche Schulung ist nicht erforderlich. Die HGK begleitet dich durch die Vorbereitung und Einführung.

HGK-AllOrder ist ein digitales Bestellsystem für Hotels, Gastronomiebetriebe und Cateringunternehmen. Über eine zentrale App kannst du deine Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten bündeln, organisieren und verwalten.

Ob über Smartphone, Tablet oder Computer: Mit HGK-AllOrder hast du deine Lieferanten und Bestellvorgänge an einem Ort im Blick.

Das System bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Zentrale Bestellplattform: Alle angebundenen Lieferanten in einem System.
• Einfache Bestellung: Bestellungen bequem digital aufgeben.
• Individuelle Einkaufslisten: Wiederkehrende Bestellungen einfach organisieren.
• Mehr Transparenz: Jederzeit nachvollziehen, wer was und bei welchem Lieferanten bestellt hat.
• Individuelle Bestellrechte: Festlegen, welche Mitarbeitenden bestellen dürfen und welche Budgets gelten.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Keine manuelle Artikelpflege und keine aufwendige Einrichtung des Lieferantenpools.

So wird der gesamte Bestellprozess übersichtlicher, effizienter und einfacher nachvollziehbar.

HGK-AllOrder und HGK-AllOrder Pro unterscheiden sich vor allem im Funktionsumfang und in den Möglichkeiten zur Steuerung des Einkaufs.

HGK-AllOrder ist die Basisversion für ein einfaches und effizientes digitales Bestellmanagement. Sie eignet sich besonders für Betriebe, die ihre Bestellungen zentral organisieren und verwalten möchten.

HGK-AllOrder Pro bietet darüber hinaus erweiterte Funktionen für komplexere Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise umfassendere Warenwirtschaftsfunktionen, detaillierte Auswertungen und intelligente Automatisierungen.

Während HGK-AllOrder die grundlegenden Bestellprozesse vereinfacht, unterstützt HGK-AllOrder Pro insbesondere größere Betriebe und Unternehmen mit mehreren Abteilungen bei der umfassenden Steuerung ihrer Warenströme.

Die Einrichtung von HGK-AllOrder ist einfach und unkompliziert:

1. Lade die HGK-AllOrder-App kostenlos im Apple App Store oder Google Play Store herunter.
2. Registriere dich mit deiner HGK-Mitgliedsnummer.
3. Die HGK richtet deinen persönlichen Lieferantenpool automatisch ein.
4. Anschließend kannst du direkt mit deinen digitalen Bestellungen starten.

Eine aufwendige manuelle Artikelpflege oder lange Einrichtungsphase ist nicht erforderlich. Bei Fragen unterstützt dich das HGK-Team persönlich.

HGK-AllOrder ermöglicht dir, Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten zentral über eine Plattform abzuwickeln. Dazu gehören deine angebundenen HGK-Lieferpartner und weitere Lieferanten, die in deinem persönlichen Lieferantenpool verfügbar sind.

Du kannst unterschiedliche Warengruppen wie Food, Beverage und Non-Food organisieren und Ihre Bestellungen entsprechend strukturieren.

Ob du deinen gesamten betrieblichen Bedarf über HGK-AllOrder abdecken kannst, hängt davon ab, welche Lieferanten und Produkte für deinen Betrieb verfügbar sind. Dein persönlicher Lieferantenpool wird entsprechend deiner Anforderungen eingerichtet.

HGK-AllOrder ist für HGK-Mitglieder und deren gesamtes Team kostenfrei. Es gibt keine Begrenzung auf eine einzelne Person oder einen einzelnen Zugang.

Du kannst selbst bestimmen, welche Mitarbeitenden die App nutzen dürfen und welche Bestellrechte sie erhalten. Über individuelle Berechtigungen und Bestelllimits behältst du jederzeit die Kontrolle über die Einkaufsprozesse und Ausgaben deines Unternehmens.

Damit können alle relevanten Mitarbeitenden in den digitalen Bestellprozess eingebunden werden – ohne zusätzliche Lizenzkosten für weitere Teammitglieder.