09. Juni 2010 Dem Papierkram eine Abfuhr erteilen

HGK BackOffice: Weniger Verwaltungsarbeit für Mitglieder der Einkaufsgenossenschaft / Deutlich mehr Transparenz

HANNOVER. Dass HGK-Mitglieder bei ihrer Genossenschaft viele Einkaufsvorteile haben, ist allgemein bekannt.
Das Unternehmen in Hannover wird jedoch auch immer mehr zum kompetenten Dienstleister. Jüngstes Angebot ist der zentrale Rechnungsservice HGK BackOffice. Damit kann die Genossenschaft ihre Mitglieder von lästiger Verwaltungsarbeit entlasten. Gleichzeitig sorgt das Programm für optimale Effizienz, Flexibilität und Transparenz im Rechnungswesen. Doch was leistet BackOffice genau? Kern der neuen HGK-Dienst-leistung ist die zentrale Rechnungsstelle in Hannover: Sie empfängt alle Rechnungen für die teilnehmenden Mitgliedsbetriebe, prüft auf formale Richtigkeit, scannt Papierbelege ein und bereitet sie in elektronischer Form auf. Das ursprüngliche Rechnungsformat spielt dabei keine Rolle. „Was bisher umständlich und teuer auf Papier läuft, wird mit HGK BackOffice durch einen einheitlichen digitalen Prozess ersetzt", betont der HGK-Vorstandsvorsitzende Wolfgang Schmidt. „Betriebsinhaber, die unseren neuen Service nutzen, müssen sich weder mit dem Rechnungseingang noch mit lästigen Ablagevorgängen beschäftigen. Gleichzeitig bereiten wir die Belege so auf, dass der Unternehmer optimal damit arbeiten kann - und das bringt echten Zusatznutzen." Weiterer Vorteil: Über einen geschützten Internet-Zugang können Betriebsinhaber rund um die Uhr und von jedem Internet-PC aus auf ihre Rechnungsdaten zugreifen und diese in vielfältiger Weise weiterverarbeiten. Das System zeigt Preiserhöhungen oder Preisabweichungen der Lieferanten an und ermöglicht artikelgenaue Auswertungen über Umsätze, Mengen und Preise. Der Betriebsinhaber bleibt dabei stets Herr des Geschehens. Er kann per Mausklick etwa Zahlungsmodalitäten ändern, Daueraufträge und Sammelrechnungen anlegen, Konten-Zuordnungen vornehmen, Lieferschein-Nummern eintragen und Zahlungsfreigaben erteilen.
„Ein großer Vorteil von HGK BackOffice liegt in den vielfältigen Möglichkeiten der Weiterverarbeitung: Die Datenübernahme in Excel ist kein Problem, Schnittstellen zu DATEV, zu Archivierungssystemen und zur Banking-Software sorgen für spürbar einfachere Prozesse und für mehr Effizienz", betont HGK-Vorstandsvorsitzender Wolfgang Schmidt.