08. Mai 2010 Aha-Erlebnis dank Einkaufsoptimierung

Rund 50 Sitzplätze im Restaurant und 13 Gästezimmer. Christian Pilz dachte, das Einkaufsvolumen seines Betriebs wäre zu klein, um Mitglied der HGK zu werden. Immerhin gilt sie mit 2500 Mitgliedsbetrieben als marktführende Einkaufsgenossenschaft für die Hotellerie und Gastronomie im mittleren und gehobenen Bereich, darunter 5-Sterne-Häuser wie Kastens Hotel Luisenhof in Hannover oder Premium-Caterer Broich aus Düsseldorf. Jetzt zählt auch das Alte Rentamt zum erlesenen Kreis. Die charmante Gutsschenke gehört zum Weingut des Grafen Neipperg in Schwaigern.

Weniger Papierkram

Seit einigen Wochen kauft Christian Pilz nun zu HGK-Konditionen ein. Was hat sich im Alten Rentamt geändert? „Wir sparen Zeit und Geld. Außerdem werden wir ständig über Angebote und neue Lieferanten informiert. So habe ich erstmals erfahren, welche interessanten Einkaufsquellen es in meiner Nähe gibt, die ich erstaunlicherweise noch gar nicht kannte", sagt der Freund regionaler Küche.
Der eigentliche Einkaufsvorgang habe sich nicht verändert, außer dass er dem Händler am Ende der Bestellung seine HGK-Mitgliedsnummer nennt. Die Rechnungen gehen direkt an die Genossenschaft, die sie alle zwei Wochen gesammelt vom Konto abbucht. „Für meine Frau Sabine bedeutet die Zentralregulierung über die HGK einen echten Zeitgewinn. Sie muss nur noch einmal Lieferscheine und Rechnungen kontrollieren", sagt Pilz und freut sich über weniger Papierkram.

Weitere Nebeneffekte: Mit jedem Kauf über die HGK wird die Rückvergütung am Jahresende größer. Legt er sich bei bestimmten Produkten auf ausgewählte Lieferanten fest, bekommt er „BestPrice"-Konditionen, also einen größeren Rabatt auf diese Waren. Über seinen passwortgeschützten HGK-Zugang kann er sich im Internet zu jeder Tageszeit einloggen, behält so den Überblick über all seine Bestellungen, tummelt sich im Köchenetzwerk oder beim HGK-Markendiscounter Gastrokauf 24, der sein Angebot im Bereich Eigenmarken auf Kosmetikprodukte, Pfannen, Töpfe und Cleaning-Produkte erweitert hat.

Zusätzlich zu diesen Vorteilen bietet die Einkaufsgenossenschaft seit Anfang des Jahres den neuen, zentralen Rechnungsservice HGK Backoffice an. Der Service entlastet Unternehmer von lästiger Verwaltungsarbeit und sorgt gleichzeitig für optimale Effizienz, Flexibilität und Transparenz im Rechnungswesen. „Damit stoßen wir bei den Serviceleistungen für unsere Mitglieder in eine neue Dimension vor, weil wir neben den Einkaufskonditionen auch ganz gezielt zur Prozessoptimierung in den Betrieben beitragen", erläutert Wolfgang Schmidt, Vorstandsvorsitzender der Einkaufsgenossenschaft.

Kern der neuen HGK-Dienstleistung, die exklusiv für die Mitglieder der Genossenschaft angeboten wird, ist die zentrale Rechnungsstelle in Hannover: Sie empfängt alle Rechnungen für die teilnehmenden Mitgliedsbetriebe, prüft auf formale Richtigkeit, scannt Papierbelege ein und bereitet sie - unabhängig vom Ausgangsformat - in elektronischer Form auf.

Artikelgenaue Auswertungen

„Was bisher umständlich und teuer auf Papier läuft, wird mit HGK Backoffice durch einen einheitlichen digitalen Prozess ersetzt", erläutert Wolfgang Schmidt. „Betriebsinhaber, die unseren neuen Service nutzen, müssen sich weder mit dem Rechnungseingang noch mit lästigen Ablagevorgängen beschäftigen - das übernehmen komplett wir. Gleichzeitig bereiten wir die Belege so auf, dass der Unternehmer optimal damit arbeiten kann - und das bringt echten Zusatznutzen."

Über einen geschützten Internet-Zugang können Betriebsinhaber rund um die Uhr und von jedem Internet-PC aus auf ihre Rechnungsdaten zugreifen und diese in vielfältiger Weise weiterverarbeiten. Hierbei gewährleistet das System volle Flexibilität und Transparenz und schafft damit beste Voraussetzungen für Buchhaltung und Controlling: Es zeigt Preiserhöhungen oder Preisabweichungen der Lieferanten an und ermöglicht artikelgenaue Auswertungen über Umsätze, Mengen und Preise. Unternehmer können per Mausklick zum Beispiel Zahlungsmodalitäten ändern, Daueraufträge und Sammelrechnungen anlegen, Konten-Zuordnungen vornehmen, Lieferschein-Nummern eintragen und Zahlungsfreigaben erteilen.

Überzeugt von den Vorteilen ist auch Georg Broich, geschäftsführender Gesellschafter der Broich Catering GmbH in Düsseldorf, die mit ihren innovativen Catering-Konzepten zu den führenden Unternehmen der Branche in Deutschland zählt.
„Wir nutzen HGK Backoffice seit dem 1. Januar 2010, weil dieser Service sinnvolle Entlastung mit echten Verbesserungen verbindet",
betont Broich.

www.altesrentamt.de
www.broich-catering.com